Tool 8.2: Gemeinsames Management- und Monitoringsystem

Um eine Kooperation langfristig erfolgreich zu führen, ist der Aufbau eines gemeinsamen operativen Kooperationsmanagements notwendig. Die Charakteristika internationaler Kooperationen führen dabei dazu, dass die Managementaufgaben an Komplexität gewinnen. Ein entscheidender Faktor im Kooperationsmanagement ist daher ein gelungenes Projektmanagement. Zudem ist es entscheidend, Systeme zu schaffen, die eine Reaktion auf sich verändernde Rahmenbedingungen erlauben und die Entwicklung der Kooperation regelmäßig zu evaluieren.

Die operative Arbeit managen

Gerade in unternehmensübergreifenden internationalen Aktivitäten ist es entscheidend, Transparenz hinsichtlich der Aktivitäten, Zeitrahmen, Aufgabenstellungen und Erreichung von Meilensteinen zu erlangen. Daher stellt ein gemeinsames Projektmanagement einen wichtigen Faktor dar, einen guten Überblick über die Kooperation zu erhalten.

Unternehmen setzen Vorhaben und Projekte häufig nicht sehr systematisch um, sondern improvisieren eher. Diese eher risikoreiche Herangehensweise ist dann für den Kooperationspartner oft nicht nachvollziehbar. Gezielt eingesetzte Projektmanagementinstrumente (Grobe Vorgehensplanung; Festlegen von Meilensteinen; Konkrete Verteilung von Aufgaben und Zuweisung von Verantwortungen bzw. begleitendes Controlling) können hierzu als Hilfsmittel eingesetzt werden.

Ein zumindest in den Grundzügen vorhandenes Projektmanagement kann verhindern, dass Unternehmen den Eindruck bekommen, dass willkürliche Entscheidungen getroffen werden oder beispielsweise von einer Seite keine oder nicht die richtigen Aktivitäten durchgeführt werden. Zudem hilft es dabei, schneller neue Produkte oder Leistungen zu entwickeln, die gemeinsamen Vorhaben erfolgreicher umzusetzen und echte gemeinsame Wettbewerbsvorteile zu generieren.

Tipps für ein gelungenes gemeinsames Projektmanagement:

• Projektmanagement-Know-how:
  Auch wenn das fachliche Know-how natürlich sehr wichtig ist, überlegen Sie sich intern, wer in der Lage sein wird, so ein Projekt, und als solches ist eine Kooperation zu sehen, auch zu steuern und zu managen. 
• Gemeinsame Pläne erstellen und Vorgangsweise abstimmen:
  Machen Sie gemeinsame Pläne mit genauen Aufgabenbeschreibungen und Zielen.
• Routinen etablieren:
  Diese sollten auf der Ebene von übergeordneten Prozessen etabliert werden, die geeignet sind, auch die Struktur und Konfiguration der Kooperation bei Bedarf anzupassen. Dazu gehört z.B. der Projektmanagementprozess
• Berücksichtigung informeller Prozesse:
  Ein Großteil der für die Kooperation relevanten Kommunikation läuft zwischen den Kooperationspartnern auf der zwischenmenschlichen Ebene ab. Schenken Sie diesem Aspekt Beachtung. 
• Kontinuität der agierenden Personensicher stellen:
  Teams und Beziehungen müssen wachsen und entwickeln sich über den Zeitablauf. Versuchen Sie daher die in die Kooperation involvierten Personen nicht laufend zu wechseln bzw. bereiten Sie einen Wechsel gut und rechtzeitig vor.
• Erfolge feiern:
  Haben Sie einen Schritt in die richtige Richtung gesetzt und ein kleines Projekt erfolgreich abgeschlossen? Feiern Sie diesen Erfolg!

Miteinander verhandeln

Auch wenn zu Beginn einer Kooperation die Weichen gestellt werden und häufig die Verhandlungsergebnisse in einer Kooperationsvereinbarung zusammengefasst wurden, so kommt es dennoch laufend zu neuen Verhandlungen in einer Kooperation. Wann auch immer Anlass zu neuen Verhandlungen besteht, bedenken Sie die folgenden Punkte:

Tipps zum erfolgreichen Verhandeln in interkulturellen Kooperationen:

• Die Unternehmen sind durch ihre eigenen Kulturen stark beeinflusst. Es ist daher absolut notwendig, sich auf die eventuell andere Herangehensweise oder Verhaltensweise des Kooperationspartners in Verhandlungen einzustellen. Versuchen Sie während der Kooperation, eine gemeinsame Verhandlungskultur zu etablieren.
• In langfristigen Partnerschaften ist es notwendig, die Interessen aller Partner zu berücksichtigen. Der eigene Verhandlungserfolg sollte auf nicht im Zentrum stehen, da ansonsten die Gefahr besteht, dass Partner das Interesse an der Kooperation verlieren.
• Wertschätzend zu kommunizieren ist extrem wichtig in Verhandlungsphasen. Die Gespräche sollten ehrlich geführt werden, die Lage des Kooperationspartners berücksichtigt und ein gutes Gesprächsklima erarbeitet werden.
• Die für alles geltende „Goldene Regel“: Behandle andere so wie auch Du gerne behandelt werden möchtest.

Veränderungen managen

Jedes Kooperationsvorhaben ist geprägt von ständigen Veränderungen. Aktivitäten, die zuvor sehr erfolgreich waren, können in zwei oder drei Jahren nicht mehr funktionieren. Daher ist es essentiell sich mit Veränderungen der Rahmenbedingungen auseinanderzusetzen.

Tipp: Diskutieren Sie daher mit Ihrem Kooperationspartner in regelmäßigen Abständen die folgenden Fragen

• Wie entwickelt sich der gemeinsame Markt? Sind hier gewisse Veränderungen absehbar?
• Ist das zuvor vereinbarte Kooperationsziel noch mit diesen veränderten Marktbedingungen kompatibel? Muss es eventuell neu diskutiert werden?
• Hat sich im Umfeld eines oder beider Unternehmen etwas verändert, das Einfluss auf den Erfolg der Kooperation haben könnte?

Kontinuierliches Monitoring

Wichtig ist es, mögliche Konfliktfelder, Missverständnisse oder Herausforderungen so rasch wie möglich zu erkennen um dementsprechend handeln zu können. Es bietet sich daher an, nach jedem Kooperationsmeeting eine kurze Evaluierungsrunde zu starten. 

Tipp: Dazu können die folgenden Fragen gestellt werden:

• Wurden die wichtigen Themen heute geklärt oder bleiben offene Fragen?
• Konnte in letzter Zeit Vertrauen aufgebaut werden, oder gibt es Bereiche, die Fragen aufwerfen?
• Wie wird die Entwicklung der Kooperation gesehen? Eher positiv oder eher negativ?

Regelmäßige Evaluierung des Nutzens der Kooperation

Je wichtiger eine Kooperation für Ihr Unternehmen ist, desto eher ist es notwendig, eine regelmäßige Evaluierung des Nutzens der Kooperation durchzuführen. 

Beantworten Sie dazu die folgenden Fragen: