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Tool 5.5: Organisation der Zusammenarbeit

In dieser Phase der Kooperationsbildung ist es notwendig, klare Regeln hinsichtlich der Verteilung von Aufgaben, Zuständigkeiten und beteiligten Personen zu regeln. Diese Vereinbarungen sind auch die Grundlage für den Abschluss einer Kooperationsvereinbarung.

Organisation der Zusammenarbeit

Hier sollte geregelt werden, wie die Kooperation organisiert und gemanagt werden soll, wer den Kooperationsprozess steuert bzw. überwacht und welche Rolle die einzelnen Partner einnehmen. Hier kann beispielsweise auch ein Partner festgelegt werden, der die Rolle des Kooperationsmanagers übernimmt, welche Aufgaben er dadurch hat und ob bzw. welche finanzielle Abgeltung geleistet wird. Es ist nämlich absolut notwendig, dass es klar definierte Personen gibt, die die Kooperation ziehen.
Wie soll das in Ihrer Kooperation geregelt werden? Wer (nennen Sie Personen) übernimmt welche Aufgabe, wer arbeitet zukünftig mit wem in welchem Bereich zusammen?
Name
Aufgabenbereich
Verantwortlich für
Zusammenarbeit mit
Informiert wen

Stimmrechte und Entscheidungsfindung

Die Verteilung der Stimmrechte und den Prozess der Entscheidungsfindung ist im Vertrag festzulegen. Gibt es pro Partner nur eine Person, die die Entscheidung trifft, oder gibt es ein Konsortium? Wie sind hier dann die Stimmrechte geregelt? Situationen einer Entscheidungslosigkeit sind zu vermeiden (z.B. in Konsortien eine 50:50-Parität). Die Vereinbarung, dass bei Beschlussfassungen Gegenstimmen (zumindest auf Wunsch) namentlich angeführt werden, sichert die Nachvollziehbarkeit der Entscheidungsfindung. Es sollte auch eine Vereinbarung vorgesehen sein, wie im Falle von Streitigkeiten vorzugehen ist.
Zudem kann festgelegt werden, welche Angelegenheiten nur einstimmig beschlossen werden können z.B. Aufnahme weiterer Kooperationspartner etc.
Wie sollen in Ihrer Kooperation Entscheidungen gefällt werden? Wer muss dabei eingebunden werden?

Finanzierung und Kostentragung

Hier sind alle regelmäßig und unregelmäßig zu leistenden Beiträge zur Deckung der laufenden Ausgaben für die Kooperation zu vereinbaren. Wenn es für einzelne Leistungen der Partner Entschädigungen gibt, sollte deren Höhe bzw. der zu erbringende Leistungsumfang geregelt werden. Das Nichterreichen der geforderten Projektziele kann mit finanziellen Konsequenzen verbunden sein, beispielsweise einer kostenpflichtigen Ersatzvornahme oder der Bezahlung einer Vertragsstrafe (Pönale).
Wie wird das in Ihrer Kooperation geregelt?

Ergebnisberechnung und Ergebnisverteilung

Was passiert mit den Ergebnissen, was mit den Verlusten, die im Rahmen der Kooperation entstehen? Wann sind die Zahlungen zu erbringen? Sind die Zahlungen an die Leistung gekoppelt? In welchen Raten wird bezahlt?
Regeln Sie ebenfalls die Verteilung vereinnahmter Umsätze aus der Kooperation. Rechnet die Kooperation mit Kunden selbst ab, geben Sie einen Schlüssel zur Verteilung der Einnahmen an oder, dass jeder Kooperationspartner mit den Kunden selbst abrechnet. Für die Vermittlung von Aufträgen werden oft Provisionen gezahlt. Regeln Sie deren Höhe im Kooperationsvertrag.
Grundsätzlich existieren keine gesetzlichen Grundlagen, wie die Ergebnisse in und nach Beendigung der Kooperation aufgeteilt werden müssen. Daher sollte dies gemeinschaftlich im Kooperationsvertrag geregelt werden. Wie die Verteilung des Gewinns bzw. Verlusts erfolgen soll, ist klar festzulegen (entweder nach Anteilen an der Kooperation oder je nach Leistungsumfang).
Wie erfolgt die Ergebnisverteilung in Ihrer Kooperation?
Die Kooperationspartner sollten sich bewusst machen, dass gerade der Start einer Kooperation maßgeblich dazu beiträgt, wie sich eine Kooperation entwickelt, inwiefern Vertrauen aufgebaut und miteinander gearbeitet wird. Daher sollte die Aufteilung der Ergebnisse fair zwischen den Partnern erfolgen. Ziehen Sie, wenn notwendig fachliche Expertise hinzu.