Ihr Datencode: 2ri1o94devnksaotdjvt2mqv8j5u3b9t

Tool 5.1: Kommunikationsplan

Sprache

Sprache und Kommunikation sind nicht nur Schlüsselfaktoren in Bezug auf die Interaktion mit Kooperationspartnern, sondern spielen auch eine entscheidende Rolle bei der Vertrauensbildung. Schauen Sie die folgende Liste von Fragen an und beantworten Sie diese im entsprechenden Feld.
Schritt 1: Beantworten Sie folgende Fragen für sich selbst.
Schritt 2: Beim nächsten Kooperationstreffen vergleichen Sie die Antworten mit denen Ihrer Partner, diskutieren sie über Unstimmigkeiten und einigen sie sich über Meinungsverschiedenheiten.
Frage
Antwort
Was ist die offizielle Amtssprache der Kooperation? Wurde dies zusammen mit Ihren Partnern vereinbart?
Gibt es unterschiedliche Sprachniveaus? Wie könnte sich dies auf die Interaktion zwischen Kooperationspartnern auswirken? Wie sollten Unterschiede in der Sprachbeherrschung anerkannt werden?
Spielen Akzente und Dialekte eine Rolle in Bezug auf die Kommunikation zwischen den Kooperationspartnern? Haben Sie einen besonders starken Akzent oder Dialekt?
Was sind die anderen aktiven Sprachen der Kooperationspartner?
In welchem Zusammenhang können andere Sprachen in der Zusammenarbeit genutzt werden (formelle, informelle Situationen)?
Was ist Ihre Einstellung zu Stille während der Kommunikation? Fühlen Sie sich dabei wohl oder ist es Ihnen unangenehm?
Verwenden Sie einen direkten und offenen Kommunikationsstil oder eher einen indirekten und vagen Kommunikationsstil? Welchen Kommunikationsstil nutzt Ihr Partner?
Kennen Sie Ihren eigenen nonverbalen Kommunikationsstil (Mimik, Gestik, Berührung, Lautstärke und Tonhöhe)? Wie wird dieser von anderen wahrgenommen? Bitten Sie einen vertrauenswürdigen Bekannten, Ihre nonverbale Kommunikation in verschiedenen Situationen zu beschreiben. Wie können Elemente der nonverbalen Kommunikation Ihre Kommunikation untereinander beeinflussen?
Wann sollten professionelle Übersetzer / Dolmetscher eingesetzt werden (Verträge, Gerichtsverfahren, Öffentlichkeitsarbeit)? Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung der Sprache vor allem in den offiziellen Geschäftsverfahren der Kooperation.
Kennen Sie die Kosten der professionellen Übersetzer / Dolmetscher? Wer bezahlt diese?
Wie wählen Sie die Übersetzer / Dolmetscher aus? Wer ist für die Auswahl der Übersetzer / Dolmetscher verantwortlich? Hat eine der beiden Parteien eine engere Beziehung zu dem Übersetzer / Dolmetscher und wenn ja, könnte dies Auswirkungen auf das Vertrauen in der Partnerschaft haben?
Hinweis: Es ist für Ihre zukünftige Kooperation entscheidend, dass Sie dieses Werkzeug gemeinsam durchgehen und und sich bei Unstimmigkeiten einigen. Falls Sie die o.a. Themen vernachlässigen oder sogar ignorieren, besteht die Gefahr, dass vermeidbare Kommunikationsschwierigkeiten und Konflikte entstehen, insbesondere wenn Partner unter Druck stehen.

Form der Kommunikation innerhalb der Kooperation

Checkliste, wie und wann die Kommunikation innerhalb der Zusammenarbeit stattfindet:
Es ist von Vorteil, früh in der Kooperation einen Kommunikationsplan aufzustellen, wie und wann man miteinander kommuniziert. Dies ist ein wichtiger Aspekt der Schaffung einer „Kooperations-Kultur“. Es ist manchmal überraschend, wie kleine Dinge zu großen Frustrationen führen können, insbesondere, wenn diese immer wieder auftreten.
Schritt 1: Füllen Sie bitte mit Bedacht auf Ihre eigenen Vorlieben aus.
Schritt 2: Beim nächsten Kooperationstreffen vergleichen Sie die Antworten mit denen Ihrer Partner, diskutieren Sie über Unstimmigkeiten und einigen Sie sich bei Meinungsverschiedenheiten.
Wissen Sie, wer für die Kommunikation zuständig ist d.h. wer jeweils die Schnittstelle zum Kooperationspartner einnimmt?
Kommunikationsfrequenz der täglichen Arbeit innerhalb der Kooperation
Häufigkeit der persönlichen Treffen
Bevorzugte Form der Kommunikation
Bevorzugte Form der Kommunikation im Umgang mit Problemen, Konflikten und Krisen
Die Erwartung einer Antwort auf eine E-Mail unter normalen/kritischen Umständen
Innerhalb 1 Stunde
2-3 Stunden
4-5 Stunden
1 Arbeitstag
1 Tag (inkl. Wochenende)
2 Arbeitstage
2 Tage (inkl. Wochenende)
2-3 Tage
4-5 Tage
Innerhalb 1 Woche
Anderes
Wann wird ein Rückruf, unter normalen/kritischen Umständen, bei einem verpassten Telefonanruf erwartet?
Innerhalb 1 Stunde
2-3 Stunden
4-5 Stunden
1 Arbeitstag
1 Tag (inkl. Wochenende)
2 Arbeitstage
2 Tage (inkl. Wochenende)
2-3 Tage
4-5 Tage
Innerhalb 1 Woche
Anderes
Gibt es eine bestimmte Zeit, wo Sie nicht von Ihrem Kooperationspartner kontaktiert werden wollen?
* Wissen Sie und Ihr Kooperationspartner, wann Feiertage in den jeweiligen Ländern auftreten?
Hinweis: Falls Sie sich am Anfang der Kooperation nicht auf bestimmte Kommunikationsregeln einigen können, besteht die Gefahr, dass sich das zu einem späteren Zeitpunkt als schädlich für die ganze Zusammenarbeit erweist.

Meeting Kultur in der Kooperation

Wichtig ist es auch, Regeln für Meetings und Besprechungen festzulegen. Folgende Fragen sollten Sie vorab mit Ihrem Kooperationspartner abklären:
Wie häufig sollen Meetings stattfinden (empfehlenswert: fixer Termin und nach Bedarf)
Wer ist zuständig für Vorbereitung der Agenda bzw. des Protokolls? Bis wann müssen zur Besprechung notwendige Unterlagen dem Partner übermittelt werden?
Gerade auch bei längeren Anfahrten: Wieviel Verspätung wird akzeptiert? Wann und wie ist der Partner über Verspätungen, Absagen etc. zu informieren?